KORESPONDENSI

KORESPONDENSI

1.1 Pengertian Korespondensi

Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat (1989 : 462). Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden. Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya. Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalah komunikasi antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana. Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan penerimaan surat.

Korespondensi berasal dari kata Correspondence artinya hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat bersifata bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.

Tipe Korespondensi ialah :

1.   Korespondensi Eksternal

Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga. Contoh : Kantor A mengirim surat kepada Kantor B

2.   Korespondensi Internal

Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

1.2   Peranan Korespondensi Dalam Bisnis

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1.         Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan  salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:

      a.         Tidak ada  pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan

     b.        Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.

Kegiatan korespondensi secara tidak  langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat

2.         Menciptakan Kerja Sama Yang Baik

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.  Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik.

3.         Menyebarkan Kegiatan

Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.

1.3  Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespondensi

Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi  adalah :

1.  Koresponden, yaitu orang atau orang  atau pihak yang  berkirim surat dan atau yang menandatangan  surat.

2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun  naskah  surat.

3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

4. Juru  ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.

5.  Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima

FUNGSI SURAT

2.1 Fungsi Surat

Tidak dapat disangkal bahwa korespondensi mempunyai peranan penting dalam kehidupan manusia. Dengan korespondensi orang dapat berkomunikasi dengan sesamanya walaupun dalam jarak geografis yang beribu-ribu kilometer. Selain itu, dengan korespondensi orang dapat berkomunikasi dengan orang-orang yang hidup pada beratus-ratus tahun yang lalu (surat wasiat), dengan orang-orang yang hidup pada beratusratus tahun yang akan datang, dengan orang yang sangat diseganinya, dengan orang yang sangat ditakutinya, dengan orang-orang yang sangat banyak harus dihadapi (surat edaran), dengan orang yang sangat dicintainya (karena dia merasa malu menyatakan rasa cintanya secara langsung dan terbuka), dan sebagainya. Memang pemakaian alat komunikasi hasil kemajuan teknologi - telegraf, telepon, radio, televisi, faximile, handphone, teleprinter- dan sebagainya sudah berkembang pesat. Namun, hal itu tidak menyebabkan berkurangnya peranan surat. Malah penyampaian pesan dengan alat-alat itu sering disertai dengan pengiriman surat. Mengapa?

 Surat mempunyai kelebihan sendiri. Kelebihannya adalah sebagai berikut :

(1) Surat dapat menjadi bukti hitam di atas putih

(2) Surat dapat mengungkapkan banyak hal

(3) Surat dapat dibaca kembali oleh pembaca (sasaran surat) bila dia lupa mengenai isinya

(4) Biaya pembuatan dan pengirimannya relatif murah Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi umum surat adalah sebagai alat komunikasi tak langsung atau tidak tatap muka.

Fungsi khususnya dapat dikemukakan sebagai berikut :

Sebagai Alat Dokumentasi

Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat dijadikan sebagai alat pemberian atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan. Biasanya surat dijadikan sebagai alat dokumentasi apabila terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat antara dua pihak, misalnya suatu instansi dengan instansi lain, antara suatu instansi dengan seseorang, antara seseorang dengan orang lain, dan sebagainya. Surat yang sering dijadikan sebagai pemberi bukti adalah surat nikah, surat

keterangan lahir, surat perjanjian, dan sebagainya.

Sebagai Alat Pengingat

Surat dapat digunakan sebagai alat pengingat hal-hal yang telah terlupakan atau yang telah lama. Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah, pegawai kantor sering harus membuka kembali arsip yang berhubungan dengan hal yang berkaitan dengan masalah itu karena pemimpin atau pegawai kantor telah lupa akan hal itu. Fungsi surat sebagai alat pengingat lebih banyak dimanfaatkan dan lebih terasa di kantor besar daripada di kantor kecil. Hal ini disebabkan kantor besar mempunyai volume pekerjaan yang lebih besar daripada yang di kantor kecil. Dengan volume pekerjaan yang relative besar, di kantor besar lebih banyak terdapat surat masuk dan surat keluar. Karena itu, isi surat-surat sering terlupakan dan terpaksa dicari dan diambil dari kearsipan apabila muncul masalah yang berkaitan dengan isi surat itu. Korespondensi Indonesia.

Sebagai Bukti Historis

Kehidupan manusia berkembang terus. Karena itu, perubahanperubahan dalam kehidupan manusia selalu terjadi. Dalam perkembangannya sebuah perusahaan, misalnya, tentu mengalami perubahan dari masa ke masa. Kalau pihak tertentu ingin mengetahui perubahan-perubahan dalam perusahaan itu (maju-mundurnya perusahaan itu), maka dia dapat menggunakan surat-surat tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat lama maupun surat-surat yang masih relative baru. Sebab isi surat-surat itu banyak yang merupakan rekaman keadaanperusahaan itu pada masa-masa tertentu sehingga dapat diketahui perubahan-perubahannya dari masa ke masa. Jadi, surat-surat dapat dijadikan sebagai bukti historis dari perkembangan kehidupan manusia.

 Sebagai Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan

Pejabat instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bagi para pegawai. Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar semua kegiatan, baik di dalam maupun di luar instansi, dapat terlaksana dengan lancar dan baik. Selain itu, beban pejabat pun menjadi ringan karena dia tidak harus selalu memberi petunjuk kepada bawahannya secara tatap muka. Surat yang berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan biasanya dibuat dalam bentuk surat edaran atau instruksi, surat keputusan, nota tugas, dan lainlain.

Sebagai Duta Penulis

Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat dihindarkan, penulis sering menggunakan surat sebagai duta atau wakilnya untuk menyampaikan maksud atau keinginannya kepada pembaca. Dengan demikian penulis tidak perlu bertemu muka dengan pembaca surat. Sebagai duta penulis, surat dianggap mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa, dan kondisi penulisnya.

2.2  PENGGOLONGAN SURAT

Surat- suratbisa digolongkan sebagai berikut:

     1. Menurut isi dan pengirimnya

 Surat resmi (Dinas Pemerintah), Surat niaga atau surat bisnis,  Surat pribadi

     2.  Menurut maksud dan tujuannya

                        Surat pemberitahuan,  Surat keputusan,   Surat perintah,   Surat edaran,    Surat peringatan, Surat panggilan,  Surat permintaan atau permohonan,  Surat perjanjian,   Surat penawaran, Surat pesanan,   Surat laporan,    Surat pengantar,   Surat lamaran pekerjaan,  Surat penegasan,  Suratpenuntutan (klaim).

     3.  Menurut wujud atau bentuknya

Surat bersampu,  Memorandum atau nota, Telegram, Telex,  Radiogram, Faksimili,

Kartu pos, Wesel/warkat pos.

     4. Menurut jaminan keamanan

                  Surat sangat rahasia,  Surat rahasia,  Confidential (terbatas),  Surat biasa

     5. Menurut urgensinya

Surat kilat khusus,  Surat kilat (amat segara), Surat biasa

     6. Menurut alirannya

                                    Surat keluar,  Surat masuk

     7. Menurut kegunaannya

                   Surat konsep,  Surat asli, Surat tebusan,  Surat petikan

     8. Menurut nilai isinya

                              Surat tidak t rutin,  Surat rutin

     9. Menurut sifatnya

                  Surat yang bersifat mengatur,  Surat yang tidak bersifat mengatur

 BAGIAN-BAGIAN SURAT

3.1  BAGIAN-BAGIAN SURAT

Secara umum kepala surat mencakup bagian-bagian berikut :

1)      Kepala surat atau kop surat

Kepala surat atau kop surat  merupakan cirri khas suatu organisasi yang berisi nama organisasi, alamat lengkap,nomor  telepon ,nomor faksimili, alamat e’mail, nomor kotak pos, alamat kawat, logo atau lambang,dll.

Contoh :

Guna kepala surat:

a.  untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim surat

b.  sebagai identitas organisasi

c.  sebagai lambang atau simbol organisasi

d.  sebagai alat promosi

      2)      Tanggal pembuatan surat

Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan penunjukan waktu pembuatan surat oleh penerima.

3)      Nomor, lampiran, dan hal atau perihal

Nomor surat biasanya dipakai dalam surat-surat dinas (resmi)

Guna nomor surat :

          a.       Memudahkan pencarian surat bila sewaktu-waktu diperlukan

          b.      Mempermudah penunjukan surat-menyurat

    c.       Mempermudah penyimpanan

    d.      Mengetahui jumlah surat yang dibuat                                                   

  Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan sebagai laampiran surat. Dalam surat niaga atau bisnis, semua lampiran harus diseebutkan satu per satu. Sementara dalam surat dinas, cukup dituliskan satu lampiran atau berkas.

Hal/perihal merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah penerima dalam membahas isi surat dam memberikan tanggapan atau balasan

3.2  BENTUK SURAT

1 . Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

2 . Bentuk Lurus (Block Style)

3 . Bentuk Setengan Lurus (Semi Block Style)

4 . Bentuk Bertekuk (intended style)

5 . Bentuk Paragraf Menggantung (hanging paragraph style)

KESIMPULAN

 Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.
Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup profit secara maksimal.

Korespondensi bisnis masa kini diimplementasikan dalam bentuk pembuatan surat-surat menggunakan teknologi informasi. Microsoft Word 2010 merupakan senjata yang paling ideal untuk menyusun surat-surat bisnis secara praktis dan efisien.

Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.

Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengelompokan ide – ide secara tepat. Ada dua pendekatan organisasional yang cukup mendasar, yaitu pendekatan langsung dan tak langsung. Dengan pendekatan langsung, ide pokok ditempatkan pada bagian terdahulu kemudian baru diikuti bukti – bukti pendukungnya, sedangkan pendekatan tak langsung, bukti – bukti pendukung ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Pendekatan langsung sangat baik diterapkan bagi pesan- pesan yang akan disampaikan. Sementara itu, pendekatan tidak langsung adalah tepat untuk orang – orang yang bersikap skeptis atau tidak senang terhadap pesan – pesan yang akan disampaikan.