8 April 2013

PENGENDALIAN INTERN DAN KAS

BAB I
PENGENDALIAN INTERN DAN KAS

A. PENGENDALIAN INTERN
Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan manajemen. Selain itu juga mendorong terciptanya efisiensi operasi :
1.      Melindungi aktiva perusahaan dari pemborosan
2.      Kecurangan
3.      Pencurian
4.      Menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan bisa dipercaya.
Prosedur-prosedur pengendalian intern berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya dan bergantung pada beberapa factor seperti sifat operasi dan besarnya perusahaan.
Tujuh buah prinsip pengendalian intern yang pokok meliputi :
1.      Penetapan tanggung jawab secara jelas
2.      Penyelenggaraan pencatatan yang memadai
3.      Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan
4.      Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva
5.      Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan
6.      Pemakaian peralatan mekanis (bila memungkinkan)
7.      Pelaksanaan pemeriksaan secara independen

B. PENGENDALIAN INTERN TERHADAP KAS
Pengendalian intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian :
1. Terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas
2. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian
3. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek; kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil
Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Hal ini tergantung pada berbagai factor, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber-sumber kas, dan sebagainya.
Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi. Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui kas, merupkan hal yang penting akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu). Oleh karena itu pengawasan atas pengeluarn kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting daripada penerimaan kas
Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengaturan yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan unuk menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini untuk mencegah adanya kecurangan dalam pengeluaran kas yang tidak nampak dalam catatan
Laporan bank pada akhir bulan, bank biasanya mengirimkan laporan bank  bulanan kepada pemegang giro. Laporan tersebut berisi saldo awal dan saldo akhir bulan, serta daftar transaksi yang terjadi selama bulan yang bersangkutan. Transaksi tersebut meliputi penyetoran dan penarikan cek (pengambilan), serta penambahan dan pengurangan lain yang dilakukan bank atas rekening giro. Setoran didaftar menurut tanggal penyetorannya dan sedangkan cek didaftar menurut tanggal pembayarannya oleh bank
Rekonsiliasi bank apabila perusahaan membuka rekening giro di bank, maka perusahaan akan mempunyai dua catatan mengenai kas yang dimilikinya, yaitu : rekening kas yang terdapat dalam pembukuan perusahaan dan laporan bank yang diteriima perusahaan secara periodic dari bank. Saldo kas yang ditunjukkan dalam rekening kas biasanya jarang sama jumlahnya dengan saldo yang terdapat dalam laporan bank.
Beberapa penyebab perbedaan antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank adalah sebagai berikut :
1.   Bank belum mencatat transaksi tertentu :
a. Setoran dalam perjalanan, perusahaan telah mencatat setoran ke bank, tetapi bank belum mencatatnya
b. Cek dalam perjalanan (cek masih beredar), cek yang ditarik dan telah dibukukan oleh perusahaan, tetapi bank belum mencatatnya
2.  Perusahaan belum  mencatat transaksi tertentu :
a. Penerimaan kas melalui bank, bank kadang-kadang melakukan penerimaan kas untuk dibukukan ke dalam rekening giro perusahaan
b. Biaya administrasi bank, bank biasanya membebankan sejumlah biaya untuk menangani transaksi-transaksi yang dilakukan pemegang giro
c. Pendapatan bunga atau jasa giro, bank memberikan bunga atas saldo giro yang dihitung atas dasar persentase tertentu dari saldo giro rata-rata per bulan
d.  Cek kosong dari konsumen atau debitur, perusahaan sering menerima pembayaran dari para konsumen atau debitur dalam bentuk cek yang diperlakukan sama dengan uang tunai. Cek tersebut bersama-sama dengan uang tunai disetorkan tiap hari ke bank yang diterima menggunakan bank yang sama dengan bank perusahaan, maka cek bisa langsung diuangkan dan langsung dibukukan ke rekening giro perusahaan. Cek kosong adalah cek yang tidak cukup dananya (jumlah rupiah dalam cek lebih besar dari saldo giro si pemegang giro di bank pada saat ia menarik cek tersebut)
e. Cek dikembalikan kepada penyetor karena alas an lain (bukan cek kosong), bank kadang-kadang mengembaliikan cek kepada penyetor karena alas an-alasan berikut :
1)  Rekening penarik cek telah ditutup
2) Cek telah kedaluwarsa (cek tertentu kadang-kadang hanya dapat diuangkan dalam jangka waktu tertentu, apabila selama jangka waktu tersebut tidak diuangkan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, apabila selama jangka waktu tersebut tdak diuangkan, maka cek menjadi tidak berlaku lagi)
3)      Tandatangan yang tercantum pada cek tidak sah
4)      Terdapat kesalahan dalam penulisan cek
3.  Bank atau perusahaan (atau kedua-duanya) telah melakukan kesalahan pencatatan.

C.  PROSEDUR PENERIMA KAS
Dalam sebuah perusahaan, penerimaan uang kas berasal dari berbagai macam sumber seperti penerimaan dari penjualan tunai, pelunasan piutang, penerimaan pinjaman dari kreditur, dan lain sebagainya. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan kas maka diperlukan pengawasan atas kas perusahaan yang harus dipatuhi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan menetapkan Sistem atau Prosedur Administrasi (SPA) untuk penerimaan kas, dengan tujuan untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan. Prosedur penerimaan kas di dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atapun tidak diterimanya kas menjadi lebih kecil.
Dengan memperhatikan bahwa penerimaan kas yang diperoleh dari berbagai sumber, maka tindakan pengamanan menurut Sudarsono (1996 : 5) adalah sebagai berikut :
Petugas yang memegang kas, perlu dipisahkan dengan petugas yang melakukan pencatatan penerimaan uang.
Perlu dibuat ketentuan yang tegas untuk masing-masing petugas mengenai batas-batas tugas yang harus dilaksanakan.
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka setiap ada transaksi penerimaan uang harus segera dicatat.
Penggunaan kas register untuk kas langsung diterima oleh kasir. Ini dimaksudkan agar kasir tidak dapat mengubah catatan jumlah uang yang diterimanya, demikian juga pembayar dapat mengawasi uang yang dibayarkan apakah sesuai dengan yang ada pada layar kas register. Selain itu, satu hal lagi yang harus dilakukan untuk pengamanan atas penerimaan kas yaitu seluruh penerimaan yang ada harus sesegera mungkin disetor ke bank agar tidak terpakai untuk kegiatan operasional lainnya. Dalam prosedur penerimaan kas ada dua kegiatan pokok yang harus diperhatikan yaitu :
· Pengurusan penerimaan phisik dan pengawasan terhadap :
o Penerimaan kas
o Penyimpanan dan penyetorannya ke bank
o Kontrol periodik dan penjagaan keamanan uang yang disimpan
· Pengurusan administrasi seperti :
o Pembuatan bukti-bukti
o Pencatatan terperici dari transaksi yang terjadi untuk menunjukan kapan diterima, dari siapa diterima berapa jumlahnya dan untuk apa penerimaan itu.
o Posting ke buku besar dan buku pembantu.

D. PENGAWASAN PENGLUARAN KAS
Setiap perusahaan memiliki berbagai macam jenis pengeluaran yang cukup banyak dan jumlah yang cukup besar, oleh karena hal tersebut kas perlu pengawasan terhadap pengeluaran kas atau pembayaran kas dalam suatu perusahan. Menurut Simamora (2000:212) bahwa :”Pengendalian intern atas pembayaran-pembayarn kas hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran-pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi-transaksi yang sah. Selain itu, pengawasan haruslah memastikan bahwa kas dipergunakan secara efisien.”  Karena transaksi pembayaran kas merupakan peristiwa yang sering terjadi dan pembayaran itu bermacam-macam keperluan, maka perlu tindakan pengamanan. Menurut Sudarsono (1996:6) beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam tindakan pengamanan pengeluaran kas adalah :
Untuk pembayaran-pembayaran dalam jumlah tertentu perlu menggunakan cek dan pembayaran –pembayaran tersebut harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap dan kuat.
Pengeluaran-pengeluaran yang melalui kas kecil perlu diawasi dengan ketat.
Perlu adanya ketentuan yang tegas dalam pengesahan pembayaran. Harus ada ketetapan siapa yang berhak menulis cek, siapa yang berhak menandatangani cek. Bila dipandang perlu dipisahkan petugas yang menulis cek dengan petugas yang meneliti kebenaran,kelengkapan dan keabsahan atas bukti-bukti pendukungnya.
Perlu adanya pemeriksaan kas dalam waktu-waktu tertentu. Pemeriksaan ini dapat memperkecil kemungkinan adanya kesalahan, baik kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja. Bila terjadi kesalahan dapat segera diketahui dan dapat segera dibetulkan. Pengeluaran perusahaan dapat dilakukan untuk bermacam-macam transaksi. Untuk itu perlu pengawasan yang lebih ketat lagi. Prosedur pengawasan pengeluaran uang dapat dilakukan sebagai berikut :
Semua pengeluaran harus dapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
Harus dipisahkan antara pejabat operasional, penyimpanan pencatatan.
Semua pengeluaran dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran rutin yang  jumlahnya kecil.
Dibentuk dana kas kecil untuk membayar pengeluaran yang jumlanya kecil-kecil.
Diadakan pemeriksaan kas secara mendadak.
Dipisahkan antara pejabat yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat dalam peneluaran kas.
Dalam praktek tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil misalnya tidak dapat dapat dilakukan dengan cek, oleh karena tidak praktis untuk mengatasi-mengatasi pengeluaran-pengeluaran semacam itu perusahan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil (Petty cash). Menurut Mahfoedz (1999: 55) bahwa : ” Salah satu bagian dari pengawasan dan pengendalian kas yang baik adalah dengan membentuk dana kas kecil sistem Imprest, sistem ini menghendaki adanya saldo rekening kas yang selalu berjumlah tetap dan pengeluaran-pengeluaran rutin dilakukan dengan mengisi saldo dana kas kecil”.
Jika perusahaan menggunakan sistem ini, maka pengawasan terhadap pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar. Hanya karyawan bagian tertentu yang diberi kewenangan oleh pihak pemilik perusahaan untuk mengesahkan transaksi yang menimbulkan kewajiban. Ada kemungkinan kewenangan tersebut dibatasi jumlahnya, sehingga ada otorisasi bertingkat untuk setiap pengeluaran perusahaan. Limit itu sendiri harus ditentukan terlebih dahulu dari pihak manajemen, misalnya untuk pengeluaran maksimal 1 juta dapat diotorisasi/disetujui oleh manajer operasional, sedangkan untuk pengeluaran diatas 1 juta maka harus disetujui oleh Direktur Keuangan. Dengan adanya pembatasan limit wewenang atas setiap pengeluaran kas maka akan meminimalisasi adanya penyelewengan/penyalahgunaan penggunaan kas perusahaan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar